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Consejos para monitorear la organización de un seminario o conferencia en su hotel

Los hoteles de las grandes ciudades de nuestro país son la sede elegida para la organización de distintos seminarios, conferencias y eventos, y si bien es cierto que la mayoría de ellos posee algún tipo de servicio relacionado con la organización, puede que ésta no sea la elección del cliente, prefiriendo recurrir a una empresa de eventos, por ejemplo, o cualquiera de las tantas opciones que ofrece el mercado.

Businesswoman using tablet computer in dining room

En la actualidad, es imposible pensar en este tipo de eventos sin la colaboración de una empresa de comunicación audiovisual, encargada del staging y contenidos, así también como de otras cuestiones que habitualmente forman parte del evento, incluidas las conferencias y seminarios. En este sentido, el hotel debe monitorear de cerca el trabajo que se realiza en el lugar. De este modo pueden evitarse muchísimos inconvenientes más adelante.

Monitorear no significa supervisar, sino más bien estar atentos al trabajo de empresas que no están relacionadas directamente con el hotel, sino que responden al cliente. En el contrato de alquiler se deben estipular diversos puntos que permitan, por ejemplo, evitarle al hotel tener que realizar gastos en reparación en caso de inconvenientes.

Lo cierto es que las empresas de eventos trabajan muy bien, al menos la mayoría de ellas, de modo tal que no debemos preocuparnos excesivamente. En este contexto, la tecnología para eventos ha avanzado mucho en los últimos años, de modo tal que su hotel, si pretende mantenerse competitivo como ámbito deseable para la realización de eventos, debe contar con toda la infraestructura necesaria para cubrir las demandas de la tecnología.

Las reglas claras evitan problemas, desde luego, pero de nada sirven si no hay nadie que se responsabilice en caso de que estos ocurran. Después de todo, es el nombre del hotel el que se pone en juego cada vez que se organiza un evento, independientemente de su tamaño, con lo cual el monitoreo es imprescindible.

Esto adquiere suma importancia en el momento en el cual se instalan los equipos de sonido, de audio, y equipos visuales, que en la actualidad forman parte de la mayoría de los eventos, incluso de los más pequeños. En épocas anteriores, el hotel ofrecía estos servicios a un costo razonable, pero muchos clientes prefieren que esa faceta recaiga sobre empresas especializadas, lo cual no tiene nada de malo en sí mismo, siempre que sea el hotel el que tenga la última palabra en relación a diversos temas que pueden plantearse.

En resumen: mantenga a su personal presente en el momento en el que se instalan los equipos, de forma tal que verifiquen el cumplimiento de todas las normas de rigor para el caso. Por su parte, las empresas de eventos trabajan con responsabilidad en la gran mayoría de los casos, pero siempre es bueno para el propietario tener algo de presencia en esos momentos.

Fuera de esto, los eventos forman parte de la economía de los hoteles, y por eso es imprescindible cuidar esta fundamental faceta del negocio.

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